Elektronický archív
Objavte výhody elektronického archivovania
Majte účtovnú dokumentáciu a všetky dôležité firemné dokumenty bezpečne uložené v elektronickom archíve a zároveň vždy poruke. Využite možnosti elektronického podpisovania a zvýšte ochranu a kontrolu archivovaných dokumentov.
Čo je elektronický archív?
Elektronický archív účtovnej jednotky predstavuje elektronické úložisko archívnych dokumentov, ktoré tvorí najmä jej účtovná dokumentácia. Účtovnú dokumentáciu v elektronickej podobe predstavujú:
- prijaté doklady, a to buď priamo v elektronickej podobe vo formáte PDF, alebo ako skeny papierových dokladov (napr. prijaté faktúry za určité obdobie),
- vlastné vystavené doklady (vydané faktúry, účtovné knihy…) spravidla ako tlačové výstupy vo formáte PDF.
Elektronický archív v OBERON-e
Elektronický archív systému OBERON predstavuje viacero foriem elektronického uchovávania a archivovania účtovnej dokumentácie, prípadne aj rôznych iných príloh záznamov (zmluvy, certifikáty, návody…):
- adresár na disku počítača – elektronické prílohy dokumentov možno hromadne a v prehľadnej štruktúrovanej forme exportovať z aktuálnej databázy (prípadne archívnej databázy) do zvoleného adresára na disku počítača.
- aktuálna databáza účtovnej jednotky – za elektronický archív možno považovať už samotné elektronické prílohy dokumentov v príslušných evidenciách OBERON-u. Každá elektronická príloha dokumentu v OBERON-e sa automaticky stáva súčasťou elektronického archívu,
- archívna databáza účtovnej jednotky – elektronické prílohy dokumentov OBERON-e možno presunúť z aktuálnej databázy do archívnej databázy,
Splnenie zákonnej povinnosti
Elektronické archivovanie uľahčuje splnenie zákonnej povinnosti ochrany účtovnej dokumentácie a jej uchovávania počas stanovenej lehoty
Úspora priestoru
Šetrí fyzický priestor potrebný na skladovacie miesta a regály so šanónmi na uloženie papierovej dokumentácie
Ľahký prístup k dokumentom
Ľahká dostupnosť dokumentov jedným klikom kedykoľvek aj spätne pre všetkých používateľov z akéhokoľvek miesta s prístupom na internet
Zvýšenie prehľadu
Elektronické archivovanie zvyšuje prehľad a umožňuje rýchle vyhľadávanie a nájdenie konkrétnych dokumentov
Elektronický podpis
Umožňuje jednoznačne overiť identitu subjektu, ktorý podpis vytvoril a znemožňuje ich dodatočná úpravu, čo vedie k vyššej ochrane a kontrole dokumentov
Možnosť automatického archivovania
V systéme OBERON sa elektronicky podpísaný dokument automaticky uloží k danému záznamu ako príloha vo formáte PDF, a tým do archívu
Zlepšená bezpečnosť
Eliminuje sa potreba presúvať fyzické doklady v listinnej (papierovej) podobe, čím sa eliminuje riziko poškodenia, krádeže alebo straty dokladov
Environmentálna udržateľnosť
Elektronické archivovanie má nižší environmentálny dosah v porovnaní s tradičným papierovým archivovaním (menej papiera, atramentu…)
Elektronický podpis
- Z hľadiska elektronického archivovania dokumentov má elektronické podpisovanie dokumentov vo formáte PDF zásadný význam.
- Pri elektronicky podpísaných dokumentoch možno jednoznačne overiť identitu subjektu, ktorý podpis vytvoril a zároveň sa znemožňuje ich dodatočná úprava (napr. antedatovanie či iná zmena dokumentu), čo vedie k vyššej ochrane a kontrole dokumentov.
- Elektronicky možno podpisovať prakticky všetky dokumenty účtovnej jednotky.
- V OBERON-e sa každá elektronicky podpísaná príloha dokumentu automaticky pridá do elektronického archívu.
