CRM a registratúra

Modul tvorený z dvoch častí

CRM – pomocou časti modulu CRM je možné riadiť nielen proces predaja, ale aj servisu, služieb a ďalších činností spojených s kompletnou starostlivosťou o zákazníkov. Zásadným prínosom nasadenia systému je zlepšenie organizácie a vzťahov so zákazníkmi, sprehľadnenie a presná evidencia všetkých procesov a evidencia kompletnej histórie.

Registratúra – táto časť modulu bola vytvorená s cieľom vedenia evidencie registratúry dokumentov podľa zákona 395/2002 Z. z o archívoch a registratúrach. V module je možné spravovať registratúrny plán a viesť registratúrny (podací) denník.

Základné vlastnosti – CRM

• Časť modulu CRM predstavuje nástroj na plánovanie pracovných a osobných stretnutí, telefonátov, školení a pod. V systéme OBERON z hľadiska evidencie pracujeme s úlohami a udalosťami.
• Úloha – každá činnosť, ktorá je pridelená konkrétnej osobe na vykonanie, resp. aktivita, ktorú už niekto vykonal. Môže sa zadať aj plánovaný termín ukončenia, úlohy sa však nezobrazujú v Kalendári udalostí. Príkladom je vypracovanie cenovej ponuky, potreba odoslať balík, kúpiť toner do tlačiarne a pod.
• Udalosť – na rozdiel od úlohy má stanovený svoj začiatok a koniec, napr. stretnutie, porada, školenie, prijatý telefonát. Udalosti sa môžu alebo nemusia zobrazovať v Kalendári udalostí.
• Každú úlohu a udalosť možno pripomenúť formou e-mailu alebo SMS správy, a tým zabezpečiť, aby sa na žiadnu dôležitú úlohu alebo udalosť nezabudlo.
• CRM zložky predstavujú obchodné prípady, projekty, zákazky a pod. (jednotlivé typy sa môžu definovať). CRM zložka môže obsahovať rôzne úlohy a udalosti, alebo naopak, ku každej úlohe alebo udalosti je možné priradiť CRM zložku. Zjednodušene povedané, CRM zložka vlastne zoskupuje jednotlivé úlohy a udalosti.
• V OBERON-e je možné evidovať reklamácie, ale aj servisné zásahy. K nim sa môžu zadávať udalosti, napr. zaevidovanie, prijatie, presun do interného servisu, prijatie z interného servisu atď. a udržiavať tak prehľad o tom, kde sa tovar práve nachádza.
• Zákazníka môžete informovať o stave reklamácie alebo servisu pomocou SMS správ alebo formou e-mailu.
• Reklamáciu/servis je možné vyúčtovať, a to podľa toho, či zákazník uhrádza náklady alebo nie, prípadne členiť položky na vyúčtovanie na materiál, prácu a dopravu. Reklamáciu alebo servis je možné vyúčtovať na Pokladnici OBERON, prípadne vyfakturovať.
• OBERON generuje všetky tlačové výstupy potrebné na vybavenie reklamácie a servisu.

Základné vlastnosti – Registratúra

• Evidované dokumenty sa zapisujú do registratúrneho denníka, ktorý je najdôležitejšou knihou pri správe registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní registratúrnych záznamov.
• Záznamy v registratúrnom denníku sa zatrieďujú podľa vytvoreného registratúrneho plánu. Registratúrny plán môže byť vopred preddefinovaný podľa charakteru spoločnosti (obchodná spoločnosť, živnostník, obecný úrad), prípadne je možné registratúrny plán dopĺňať a upravovať podľa požiadaviek firmy.
• Okrem registratúrneho plánu možno dokumenty zatrieďovať do spisov. Pomocou spisu možno rýchlo pristúpiť k dokumentom, ktoré sa síce nachádzajú v rôznych častiach registratúrneho plánu, ale napriek tomu k sebe logicky patria.

• Účtovanie nasledujúcich účtovných rokov bez nutnosti uzatvorenia momentálneho obdobia, účtovnú závierku je možné vykonať aj viackrát.
• Podpora práce s cudzími menami, valutové pokladne a devízové účty.
• Hromadné účtovanie položiek bankových výpisov (možnosť importu elektronických bankových výpisov).
• Hromadné účtovanie účtovných odpisov (podvojné účtovníctvo), ako aj hromadné účtovanie daňových odpisov (jednoduché účtovníctvo).
• Automatické účtovanie tržieb (denných uzávierok) registračných pokladníc, účtovanie úhrad faktúr, vkladov a výberov hotovosti pokladnice.
• Automatické účtovanie pokladničných dokladov pomocou snímača čiarových kódov alebo aplikácie QeeR skener.
• Samostatná Evidencia zápočtov faktúr.
• Pri vytváraní nového dokladu (faktúry…) možnosť vyhľadať obchodného partnera podľa názvu alebo IČO.
• Možnosť získať on-line informácie o tržbách, zisku, dlhoch a nedoplatkoch konkrétneho obchodného partnera.
• Automatické overenie platnosti IČ DPH – možnosť overiť IČ DPH pri konkrétnom obchodnom partnerovi alebo hromadne a pri každom doklade (faktúra, výdajka…), resp. tvorbe kontrolného výkazu DPH.
• Automatické podpisovanie a overovanie pravosti elektronických dokumentov (PDF, XML) s vložením podpísaného PDF dokumentu ako prílohy do e-mailu.
• Prepojenie s knihou Evidencia vozidiel (nákup PHL), automatické čiastočné odpočítanie DPH vo výške 80 %.
• Zostavené výkazy (napr. DPH daňové priznanie, Kontrolný výkaz DPH, Súvaha a pod.) sú vždy k dispozícii v evidencii Priznania a výkazy, ku každému výkazu je možné evidovať ľubovoľné prílohy.
• Export výkazov vo formáte XML pre aplikáciu Finančného riaditeľstva SR eDane (automatické spustenie a import údajov do aplikácie eDane).
• K dispozícii je viac štýlov tlačových výstupov faktúry či dodacieho listu, pričom pomocou Správcu doplnkov je možné doinštalovať ďalšie.